Obowiązek prawidłowego serwisowania urządzeń drukujących lub skanujących leży po stronie każdego pracodawcy. Realizując ten obowiązek, pracodawca ma również powinność dokładnego sprawdzenia urządzenia, zanim zostanie ono udostępnione serwisantowi czy w jego podajniku, na szkle skanującym lub w kasecie nie zostały  zachowane  dokumenty zawierające dane osobowe.

Rozporządzenie unijne, które weszło w życie w Polsce 25 maja 2018 roku, odpowiednio reguluje zakres działań, jakie ciążą na pracodawcy uznanemu w powyższym akcie prawnym jako administrator danych osobowych. Obowiązki ADO to nie tylko dbałość o sposób bezpiecznego przechowywania i przetwarzania danych, ale także zgodnego z zasadami RODO ich  powielania.

Użytkowanie kserokopiarki lub podobnego sprzętu jest odruchowym zajęciem. Włożenie papieru, tekstu, który ma być powielony, wciśnięcie przycisku, odebranie zadrukowanych stron, wszystko to robi się niejako z automatu, bezwiednie. Stąd też często na szkle skanującym, tym bardziej, jeśli jest ono zamykane i nie rzuca się w oczy, pozostają pierwowzory druków, odnajdywane tam później przez następną osobę użytkującą urządzenie. W większości przypadków jest to niegroźne przeoczenie, które po prostu jest szybko naprawiane, a zapomniany dokument trafia we właściwe ręce. Co jednak w przypadku, gdy zapomniana zadrukowana danymi osobowymi kartka zostanie wyniesiona, choćby przez serwisanta, który zabrał urządzenie w celu jego bardziej specjalistycznej konserwacji lub wymiany części, której nie mógł wykonać na miejscu? 

Dobrą opcją jest podpisanie umowy powierzenia sprzętu z serwisem. Taką procedurę respektuje chociażby MFRP Service. Dzięki temu mają oni obowiązek zachować w tajemnicy wszelkie informacje lub dane odnośnie firmy, z którą podpisana jest wspomniana umowa.

Rozporządzenie RODO określa również kary, jakie mogą zostać nałożone zarówno na instytucje publiczne, jak i przedsiębiorców. W przypadku, gdy następuje wyciek danych, choćby w takiej sytuacji, jak opisana wyżej, bez względu na to, czy przejmujący maszynę serwis ksero jest w Warszawie, Wiedniu, Barcelonie, czy innym europejskim mieście, właściciel lub osoba wyznaczona do pełnienia funkcji ADO może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.